Blogfolio de Florencia Bustos !: Ms Access 2007

Buenos días a todos, a continuación desarrollare el tema Access en su versión 2007, parte teórica, con sus respectivas competencias.

C26: Terminología y Conceptos Principales

Base de datos --> es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Es un sistema de archivos electrónico.

Base de datos Relacional --> es un sistema específicamente diseñado para el manejo de
información que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas relacionadas entre sí.
Consta con un SISTEMA DE ADMINISTRACION, es decir un conjunto de programas que permiten el almacenamiento, modificación y extracción de la información en una base de datos, además de proporcionar herramientas para añadir, borrar, modificar y analizar los datos. Los usuarios pueden acceder a la información usando herramientas específicas de interrogación y de generación de informes, o bien mediante aplicaciones al efecto.
También proporcionan métodos para mantener la integridad de los datos, para administrar el acceso de usuarios a los datos y recuperar la información si el sistema se corrompe.

Access--> es un programa para la gestión de bases de datos. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Principales Componentes:
*Registro
*Base de datos Integral
*Campo: Tipos de datos que se pueden utilizar: Texto, memo, numérico, fecha/hora, moneda, autonumerico, si/no, hipervínculo, asistente para búsqueda.
*Tabla: Índice en una tabla: recurso de ordenamiento, que nos permite definir un orden y una clave de acceso particular para una determinada tabla de esa base.

Clave Principal--> Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal.
Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño. Se puede asignar más de una clave principal en una tabla, para eso se debe primero seleccionamos los campos, utilizando la tecla crtl, y luego hacemos clic en el icono de la clave principal que se encuentra en la barra de herramientas diseño.

Consulta--> es una pregunta acerca de la información contenida en una o varias tablas. Se pueden utilizar las consultas para ver y analizar datos, o como base para formularios e informes. Una consulta no contiene datos sino que es un conjunto de instrucciones. Access utiliza dichas instrucciones para seleccionar y mostrar los registros en una o varias tablas.

Tipos:

· Consultas de Selección: es el más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También se puede utilizar para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Consultas de Parámetros: es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato.

· Consultas de tablas de referencias cruzadas: se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.

· Consultas de acción: realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción:

- C. de eliminación: elimina un grupo de registros de una o más tablas.

- C. de actualización: realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas.

- C. de datos anexados: agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas.

- C. de creación de tabla: área una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

· Consultas de SQL: es una consulta creada con una instrucción SQL. Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.

Formulario--> es una hoja en la que disponemos de lugares en blanco para introducir la información, con un campo separado para cada dato.
Los formularios pueden ser utilizados para ver y para modificar datos. Pueden ser diseñados para mostrar todos los campos de un registro en una sola pantalla (si la cantidad lo permite) y en el que podremos incluir también material gráfico (fotos) y sonidos.

Como panel de control: También puede usarse un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la acción basada en la entrada.

Informe--> es información, organizada según el criterio que hayamos introducido, impresa o visualizada en pantalla. La variedad de formas en que se puede presentar la información es casi infinita.
Mediante un informe podemos mostrar la información en detalle, separada por grupos ( por ejemplo los que pertenecen a cada provincia) con sus correspondientes totales, y dentro de ellos los sub-grupos correspondientes a las distintas localidades de cada provincia.
Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Además de eso, es posible incluir en el informe elementos gráficos para hacerlo más atractivo. Como será visto, los informes también incluyen medios para agrupar y agregar datos.

Diseño de base de datos:

Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.
Pasos básicos y aspectos a tener en cuenta para diseñar una base de datos:

a) Determinar la finalidad de la base de datos

b) Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos

c) Determinar los campos que se necesitan en las tablas

d) Identificar los campos con valores exclusivos

e) Determinar las relaciones entre las tablas

f) Precisar el diseño: Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que se necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar.

g) Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos

h) Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access: para ayudar a precisar el diseño de la base de datos.

Reflexión:

En esta etapa de la primera actividad virtual me ayudo para conocer la teórica de Access, ya que no tenía ningún conocimiento del mismo. Aprendí que es una herramienta muy eficaz para las empresas, ya que ayuda a tener toda la información de la misma en un sistema ordenado e integrado.

Fuentes:

* Sitio web: http://www.masadelante.com/faqs/base-de-datos

* Sitio web: : http://www.monografias.com/trabajos5/basede/basede.shtml#BASE

*Sitio web: http://informatica-sinlimites.blogspot.com.ar/2011/01/que-es-access.html

* Tutorial de Access para Etapa 1, brindado en el AV por el profesor Bertocchi