"Sistemas de Informacion"

Buenos días ! este post teórico corresponde a una parte de la actividad numero 11, el post anterior corresponde a otra parte de la misma. En el mismo desarrollare todo acerca de los sistemas de información relacionados a la organización.

Definición
Es un sistema extenso, integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman los datos en información, con el fin de apoyar las actividades de las organizaciones, como operaciones, administración y la toma de decisiones, para que las mismas se desarrollen eficientemente.
Conceptos de Palabras Claves del Sistema de Información
1) Extenso: un sistema para la administración de una organización es un sistema que incluye, además de personas, equipos y procedimientos, varios subsistemas orientados a funciones especificas tales como los sistemas de procesamiento de transacciones y de información diseñados de acuerdo a las necesidades administrativas de todos los niveles; estos sistemas reúnen tanto aspectos formales como informales así como métodos manuales y computarizados.
2) Integración: se compone, en algunas organizaciones, de varios subsistemas, conformando un sistema unificado. Estos subsistemas, están integrados para que las actividades desarrolladas se interrelacionen e interactúen con las de los otros. Dicha integración eficientiza el procesamiento de la información al disminuir la captación por varios sectores o dptos. y el procesamiento intermedio, proporcionando información completa, oportuna y relevante:
- Relevante: se manifiesta cuando ante una acción o decisión en particular la información es aplicable o útil para un cierto fin.
-Completa: cuando una información brinda al usuario todos los elementos que el mismo necesita saber.
-Oportuna: cuando la información esta disponible en el momento en que se necesita y esta no esta desactualizada.
3) Coordinación: los componentes de un sistema de información están diseminados por toda la organización, existiendo varios usuarios de la información, distintos subsistemas específicos, equipos de procesamiento y otros, de modo que cada sector puede tener control y jurisdicción sobre ciertos elementos del sistema.
4)Transformación de los Datos en Información: cuando un dato es procesado y este resultado es útil, se dice que el mismo se convirtió en información. El sistema de información transforma los datos en información de variadas maneras, de acuerdo con las tareas y actividades a las cuales sirve de apoyo, o a lo que las personas que van a utilizarla esperan obtener de ella.
5) Apoyo a las actividades de la Organización: dicho apoyo son de una gran diversidad, es decir que desde la ayuda que presenta para realizar en forma eficiente las transacciones, hasta proveer a la organización advertencias oportunas internas o externas.
6) Aumento de la Eficiencia: deben proveer solo información relevante, para una mayor eficiencia a la administración a la que sirven.

Tipos de Sistemas de Información

Actividades que realiza un Sistema de Información:
Entradas:

• Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
• Facturas (interfase automático).
• Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

• Cálculo de antigüedad de saldos.
• Cálculo de intereses moratorios.
• Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

• Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
• Catálogo de clientes.
• Facturas.

Salidas:

• Reporte de pagos.
• Estados de cuenta.
• Pólizas contables (interfase automática)
• Consultas de saldos en pantalla de una terminal

Los sistemas de Información sirven para:
- Un acceso rápido  a determinada información y por ende mejora tanto en tiempos como en resultados el servicio a los usuarios.
- Generar información e indicadores  los cuales permiten analizar, comparar estudiar para detectar fallas y así mismo tener el control del sistema.
- Da la posibilidad de planear, idear proyectos los cuales van a estar generados de un sistema de información  que tiene unos elementos claros y en dado caso sustentados  para prever cualquier tipo de  requerimientos.
- Evita la pérdida de tiempo en la organización de la información ya que realizándola de forma manual se corre el riesgo de no dar la investigación correcta.
- Hay mayor interés en la creación de nuevos procesos de trabajo debido a la facilidad que brinda para la obtención y el  procesamiento de información.
- Se hace más efectiva la comunicación entre procesos y por lo tanto entre grupos de trabajo, una comunicación de diferentes instancias con los mismos resultados ágiles y confiables.

Sistemas de Información orientados hacia las funciones Organizacionales (Volpentesta)

Un sistema de información esta conformado como una asociación de sistemas de información diseñado para apoyar los subsistemas funcionales de la organización. Cada subsistema funcional necesita aplicaciones para poder realizar el procesamiento de información vinculado con dicha función, como por ejemplo aplicaciones para el procesamiento de transacciones, para el control operativo y administrativo y para el planeamiento estratégico, como se puede observar en la siguiente figura:

Clasificación de los sistemas de información en relación a las funciones organizacionales
En una organización se desarrollan subsistemas de información que cubren las funciones principales de la misma y sus distintas actividades que en cada función se ejecutan y a las cuales dichos sistemas prestan apoyo. A continuación desarrollare las funciones que los subsistemas de información brindan apoyo:

a) Subsistema de apoyo de Comercialización: cubre las actividades de dicha función tales como venta y promoción de productos y/o servicios, investigación de mercados. Las transacciones mas comunes son: ordenes de venta, control operativo y administrativo, etc.
b) Subsistema de apoyo de Producción: incluye las actividades que involucran directa e indirectamente la fabricación de productos, como por ejemplo desarrollo de nuevos productos, determinación de la capacidad fabril, etc. Las transacciones mas comunes son: ordenes de producción, ordenes de retiro de materias primas, ordenes d mercado, etc.
c) Subsistema de apoyo de Finanzas: maneja las actividades financieras de la organización, tratando de asegurar el financiamiento adecuado de las actividades de la misma al costo mas bajo. Generalmente administra el flujo de efectivo y valores. Las operaciones habituales son: administración de caja, prestamos financieros otorgados y tomados, etc.
d) Subsistema de apoyo de Compras: se ocupa de la adquisición de materias primas, componentes y reparaciones. Incluye el mantenimiento del historial de los archivos de proveedores y realiza la selección de los mismos para cada adquisición en particular.
e) Subsistema de apoyo a RRHH: incluye el reclutamiento, la contratación, el entrenamiento, capacitación, mantenimiento de empleados, pagos y planeamiento del total de la fuerza de trabajo. Las transacciones mas comunes son: datos del personal, emisión de cheques de pago, etc.
f) Subsistema de apoyo de Contabilidad: mantiene los registros de las transacciones patrimoniales, confecciona los estado de situación patrimonial y demás informes financieros.


Reflexión
Los sistemas de información en las organizaciones son fundamentales, mas que nada para apoyar una buena y eficaz toma de decisiones y los controles en las mismas. Respaldan todas las actividades de la empresa y son partes o elementos que además de estar organizados deben estar relacionados para que interactúen y así poder lograr los objetivos para el cual fueron creados; es cuando existe un conjunto de funciones bien sean  reales o abstractas referenciadas entre sí para el desarrollo de un proceso.

Fuentes
*Sitio web: http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml#tusi Fecha de consulta: 25/10/2013
*Fotocopia dada en cátedra Informática a cargo del profesor Bertocchi Fabián: Sistemas de Información.
* "Estudio de sistemas de información para la administración". Volpentesta, Jorge Roberto. 1993. Editorial Osmar D. Buyatti