Mas Funciones de Ms-Excel 2007

C46: Función BuscarV
La misma nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando.

E1: Crear la tabla
Para poder utilizar la función  debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

Sintaxis de la Función

 

Valor_buscado (obligatorio): es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla.

Matriz_buscar_en (obligatorio):  contiendra todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

• Ejemplo:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:
   =BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:
   =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
   =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Resultado de la función:


Errores comunes al usar esta función
*Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado
*Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF!
*Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR!
*Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel, es por eso que es necesario dedicarle tiempo para aprender correctamente su uso y así poder sacar mucho provecho de esta función.

C47: Función Buscar Objetivo
Excel incluye varias herramientas de análisis de datos y Buscar objetivo es una técnica utilizada para encontrar fácilmente el número que cumple las condiciones necesarias para alcanzar un objetivo.
Esta herramienta te ayudará a hacer muchas pruebas de valores en una fórmula hasta encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el resultado de una fórmula, pero no estamos seguros del valor de uno de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudará a probar diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos.

E1: Comando Buscar Objetivo
Hacer clic en la ficha Datos y seleccionar Análisis Y si donde se desplegará un menú de opciones y deberás elegir Buscar objetivo.

De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Buscar objetivo donde se debe llenar los siguientes cuadros de texto.                                      

 

• Definir la celda. Es la celda que contiene la fórmula
• Con el valor. Este es el número que deseamos como resultado de la fórmula.
• Para cambiar la celda. La celda que será modificada hasta tener el resultado deseado.

Una vez que se han establecido los parámetros se hace clic en el botón Aceptar y Excel comenzará a realzar los cálculos necesarios. Cuando haya encontrado un resultado adecuado se mostrará el cuadro de dialogo Estado de la búsqueda de objetivo.

Al cerrar el cuadro de diálogo podrás observar el resultado.

• Ejemplo de Clase:

En el siguiente ejemplo el valor a buscar es el Descuento, teniendo como Total a $150:

• Ejemplo Individual:

 Excel fue haciendo diversas pruebas hasta llegar al resultado de 520.0970 que es el número que  multiplicado por 845 nos dará el resultado esperado:

C48: Función Min
La función MIN en Excel nos devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Los argumentos de la función MIN pueden ser los números, las celdas o los rangos que contienen los valores que deseamos evaluar.

 Sintaxis de la Función

• Número1 (obligatorio): El primer número a considerar o la celda o rango que contiene los números.
• Número2 (opcional): El segundo número de la lista o la celda o rango que contiene valores adicionales a considerar.

A partir del segundo argumento todos los demás serán opcionales y hasta un máximo de 255 argumentos. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos incluir 255 números en la función MIN ya que podremos indicar rangos con una cantidad de números mayor.
Al realizar la evaluación de los números especificados la función MIN tomará en cuenta también los números negativos y el cero.

• Ejemplo:

Para indicar la cantidad mínima vendida:

C49: Función Max
La función MAX en Excel es de gran ayuda siempre que necesitemos obtener el valor máximo de un conjunto de valores que puede ser una lista de números ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de Excel.

Sintaxis de la Función

Número1 (obligatorio): El primer número de la lista o el rango de celdas que contiene los números a evaluar.

Número2 (opcional): El segundo número de la lista o un rango de celdas con números adicionales a incluir en la evaluación.

Podemos especificar un máximo de 255 números en la función MAX en caso de enlistarlos directamente como argumentos pero podemos especificar rangos de celdas como argumentos de la función que a su vez pueden contener varios números que serán evaluados.
La función MAX considera números negativos y el cero, por lo que dentro de una lista de números negativos el valor máximo podría ser el cero.

• Ejemplo:

Para indicar la cantidad máxima vendida:

C50: Función Promedio
Obtiene el promedio de los números especificados.

Sintaxis de la Función
PROMEDIO(número1, [número2], …)

• número1 (obligatorio): Este parámetro puede ser un número ó tambien puede ser un rango de celdas que contiene el conjunto de números a promediar.
• número2 (opcional): A partir del segundo número los parámetros son opcionales. De igual manera puedes colocar un número u otro rango de celdas de donde la función obtendrá más valores a promediar.

Ejemplo:
Promedio de ventas:

Reflexión
Estas funciones, como tantas otras de Excel, son esenciales para el ámbito empresarial, mas que nada a la hora de realizar una base de datos para el control de la organización, tanto de productos, vendedores, etc.
En lo personal no conocía ninguna de las funciones que dimos en clases, por eso es que lo plasmo en este blog. Sin duda son conocimientos que tanto para hoy como para el día de mañana me servirán para aplicarlas en diferentes ámbitos, mas que nada en el laboral.

Fuentes
*Apuntes de la cátedra informática - Profesor Bertocchi Fabian
*Sitio web: Excel total: www.exceltotal.com Fecha de consulta: 10/10/2013