Ms-Excel 2007: "Desarrollo Teorico y Practico de Funciones"

Buenos días! en esta publicación voy a desarrollar las funciones aprendidas en la cátedra, enmarcando cada una como una nueva competencia, como así también, con sus respectivas evidencias.
Antes de comenzar a desarrollar dichas funciones, voy a mencionar que siguientemente explicare el paso para llegar a la función, el cual se repite para todas, lo que cambia son las formulas. Es decir que solo explicare ese paso una vez y luego en cada competencia solo desarrollare lo que es y para que sirve la función, con su respectiva formula y ejemplo, tanto de clase como de elaboración propia.

Para establecer funciones en nuestra tabla, luego de crearla, nos posicionamos donde queremos aplicar la función, vamos a donde se encuentran las mismas (barra de herramientas Formulas), donde tendremos los tipos de formulas o en la opción marcada  "insertar función", en la siguiente imagen, se encuentran todas en una lista:

 

Solo queda elegir la opción que deseamos donde aparecerá otro cuadro de dialogo de acuerdo a la función elegida:

 



 C34: Función SI
  Esta función es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
Luego de elegir la función nos aparecerá el siguiente cuadro a completar:

 

Prueba lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba lógica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.

La Prueba lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba lógica.

*Ejemplo Individual:
Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Se observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

C35: Función SI ANIDADA

Esta función actúa cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Estas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar.
*Ejemplo del Grupo:

*Ejemplo Individual:
Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada:
SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))
El resultado será el siguiente:

C36: Función SIFECHA

Esta función nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y además nos permitirá elegir el tipo de dato que deseamos como resultado y que pueden ser días, meses o años. La formula de la función SIFECHA es la siguiente:
=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)
La fecha2 debe ser la fecha más reciente. Si estos parámetros se especifican al revés, entonces obtendremos un error del tipo #¡NUM!
El tercer argumentos de la función SIFECHA es de suma importancia porque es donde especificaremos la unidad de medición de tiempo que deseamos utilizar. A continuación la tabla de posibles valores para este tercer argumento:
Valor         Significado                          Descripción
"d"        Días                                     Numero de días entra la fecha1 y la fecha2
"m"       Meces                                 Numero de meses entre la fecha1
                                                         y la fecha2                                 
"y"        Años                                   Numero de años entre la fecha1 y la fecha2
"yd"      Días sin años                      Numero de días entre la fecha1 y la fecha2 donde
                                                         ambas fechas tienen el mismo año.
"ym"     Meses sin años                    Numero de meses entre la fecha1 y la fecha2 donde ambas
                                                         fechas tienen el mismo año.
"md"     Días sin meses y años        Numero de días entre la fecha1 y la fecha2 donde ambas fechas 
                                                         tienen el mismo mes y el mismo año.
*Ejemplo de clases:

*Ejemplo individual:
A continuación muestro un ejemplo de uso de la función cuando tenemos ambas fechas en diferentes años:

 

 

C37: Función SUMAR SI

Nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

El cuadro de dialogo que nos aparecerá al elegir la función, será el siguiente:

 

Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.

Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma. Puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos.

Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

*Ejemplo de clase:

*Ejemplo individual:
En esta tabla sume dos celdas, que equivalen a solo las celdas que tienen como valor el numero 5:

C38: Validación de Datos
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda.
Para hacer uso de esta funcionalidad primero se debe seleccionar la celda donde se desea que aparezca  e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validación de datos:

Se mostrará el cuadro de diálogo Validación de datos en donde deberás seleccionar la opción Lista:

En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista desplegable separados por coma:

Al hacer clic en el botón Aceptar se verán reflejados los cambios en la celda:

 

 



C39: Función COINCIDIR
Nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el número de fila que ocupa el elemento buscado.
El cuadro de dialogo que tendremos que completar será el siguiente:

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la búsqueda.

Tipo_de_coincidencia (opcional): Un número que indica el tipo de coincidencia en la búsqueda. Valores posibles:

-1: La función  encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
-0: La función  encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.
- -1: La función encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual que el valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.
Cuando no se especifica el tercer argumento de la función COINCIDIR se utilizará de manera predeterminada el valor 1.

*Ejemplo individual
Búsqueda exacta de la primer columna: formula usada: =COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)

C40: Función INDICE
nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una matriz especificando el número de fila y columna. Esta función tiene dos formas de uso: de forma matricial y de forma de referencia.

Forma Matricial
En su forma matricial, la función INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de la celda que se encuentra justamente en el cruce de la fila y de la columna que hayamos especificado. La sintaxis de la función INDICE es la siguiente:

• Matriz (obligatorio): El rango de celdas que conforma nuestra tabla de datos.
• Núm_fila (opcional): El número de fila de la celda que contiene el valor que necesitamos.
• Núm_columna (opcional): Este argumento es opcional solamente si la Matriz consta de una sola columna, de lo contrario debe especificarse el número de columna de la celda buscada.

*Ejemplo Individual:
La siguiente tabla de datos  contiene los montos de venta de varios productos correspondientes a diferentes meses del año:

En la celda D12 tengo la función INDICE que me ayuda a obtener el valor de la celda que se encuentra en la fila 3 y en la columna 2 de la matriz (B2:E9) lo cual corresponde a las ventas del Producto 3 en el mes de Febrero.
Es importante observar que los números de fila y de columna que se pasan como argumentos  a la función INDICE no son los números de fila y de columna de la hoja de Excel sino de la matriz que se especifica como primer argumento de la función.

Forma de referencia

La segunda forma de uso de la función INDICE en Excel es similar a la anterior pero con la diferencia de que en lugar de especificar una sola matriz podemos indicar más de una matriz. Bajo esta forma, la función INDICE tiene una sintaxis un poco diferente que el método anterior:

• Ref. (obligatorio): La referencia a las matrices que tienen los datos.
• Núm_fila (obligatorio): El número de fila de la celda que deseamos obtener.
• Núm_columna (opcional): El número de columna de la celda a obtener.
• Núm._área (opcional): Ya que Ref. puede tener especificados varios rangos como A1:C6, A8:C11 entonces Núm_área indicará cual de los rangos se debe utilizar.

*Ejemplo Individual:
En este ejemplo tengo dos matrices que contienen los datos: C3:F6 y C8:F11. Puedo especificar a la función INDICE ambas matrices y con el argumento Núm_área indicar cual de los dos rangos utilizar. La función buscará el valor ubicado en la fila 3 y columna 2:

Al utilizar la primera matriz obtengo el valor del Producto 3 (Categoría A) y el mes de Febrero.

*Ejemplo del grupo de las funciones: validación, índice y coincidir:

C41: Función FORMATO CONDICIONAL
Es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.

Para esto se debe seleccionar todas las celdas a la que queremos conicionar y luego ir a la barra de herramientas y seleccionar Formato condicional:

Aquí seleccionamos lo que deseamos condicionar.
Cabe destacar que el formato de aplicara a aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormentre se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

• Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
• Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.

*Ejemplo Individual:
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Para este ejemplo seleccione la opción de resaltar reglas de celdas:

Algunas de otras alternativas que podemos elegir en esta opción son:
Mayor que:

 

Entre:

Una fecha:

Duplicar Valores:

Reflexión:
Quería destacar que en lo personal me sirvió mucho los ejemplos que vimos en clases y los que tuvimos que proponer tanto en grupo como individualmente, así pude terminar de entender el tema para luego plasmarlo en este post.
Debo aclarar que los ejemplos que tuvimos que realizar no fueron nada fácil, pero que con ayuda y compromiso del grupo se pudo.



Fuentes:

*Sitio web: Excel total: http://exceltotal.com/funciones/- Fecha de consulta: 20/9/2013
*Apuntes tomados en clases, en la cátedra Informática, a cargo del profesor Bertocchi Fabián